De 5 essentiële stappen voor iedere ondernemer die het in 1 x goed wil doen

82,6% van de MKB-ers vindt digitalisering (zeer) belangrijk - het overgrote deel dus! Maar dat digitaliseren, hoe ga je dit precies doen? Welke stappen moet je nemen om ervoor te zorgen dat dit in 1x goed gaat?

In de vorige blog legden we al uit waarom het juist voor MKB bedrijven zo belangrijk is dat digitalisering in 1x goed gebeurt. Vandaag nemen we je mee in de stappen die je zeker moet zetten.

Stap 1: Van analyse van je huidige situatie naar een degelijk IT-masterplan

In de eerste stap breng je in kaart hoe digitaal ‘volwassen’ jouw organisatie op dit moment is en wat het vermogen is van jouw organisatie om succesvol te kunnen veranderen. Vaak weet je als ondernemer wel dat digitalisering noodzakelijk is; je hebt onderzoek gedaan, artikelen gelezen en je weet dat er stappen gezet dienen te worden om succesvol en relevant te blijven voor je opdrachtgevers. Goede start! Maar je moet jezelf toch zeker de volgende vragen stellen:

• Ben je wel klaar om op IT-gebied te transformeren?
• Wat is de staat van je bestaande IT-infrastructuur?
• Is het mogelijk om de bestaande IT infrastructuur door te ontwikkelen?
• Waar liggen de uitdagingen? Gaat dat bijvoorbeeld om het verbeteren van de klantbeleving of wil je juist data gaan opbouwen?

Een goede inventarisatie is nodig om de digitale transformatie te kickstarten en het is de eerste stap die nodig is om ervoor te zorgen dat alles écht in 1x goed gaat. In deze fase kom je er dus achter of er beperkingen zijn die eerst opgelost moeten worden, voordat je aan het daadwerkelijk ontwikkelen van nieuwe digitale producten en services begint.

Nu je jouw bedrijf, processen, plannen, dromen en visies voor de IT hebt vastgesteld, is het tijd voor het IT-masterplan. Hier gaan we opschrijven wat er moet gebeuren. Het masterplan begint met het nu. Om toe te kunnen werken naar hoe het er in de toekomst uit moet gaan zien is het uiteraard zaak dat allereerst de huidige situatie in kaart wordt gebracht. Dit gebeurt op een tweetal niveaus: Business Architecture en IT Architecture. Hierover gaan we meer vertellen in onze whitepaper.

Samen met jou schetsen we in deze fase een duidelijk beeld van waar jouw organisatie staat, wat de uitdagingen zijn en waar deze naartoe zou kunnen groeien. Samen met een duidelijk plan van aanpak geeft dit de handvatten om de daadwerkelijke digitalisering te gaan starten. We gaan niet verder naar de volgende stap voordat dit helemaal duidelijk is.

Een voorbeeldje. Je hebt een goedlopende winkel en wilt digitaliseren naar een webshop. Op dit moment komen mensen naar jouw winkel toe, kopen ze de producten en rekenen ze af. Bij e-commerce zijn het ongeveer dezelfde stappen, maar dan online. Online komen er alleen andere zaken bij kijken dan wanneer je de producten alleen fysiek verkoopt. Ten eerste heb je natuurlijk een e-commerce website nodig, maar daarachter gaat een heel systeem schuil die de levering, betaling en het voorraadbeheer aanstuurt. Je moet dus goed nadenken over wat je precies wilt bereiken met je webshop, hoe je dit gaat inrichten en - heel belangrijk - of je huidige IT infrastructuur klaar is voor deze verandering. Een goede voorbereiding met als onderdeel een IT-masterplan zijn van essentieel belang in deze fase.

Stap 2: Design thinking fase

Om de digitalisatie in 1x goed te doen, zullen we na de eerste fase starten met een zogenaamd Design en Discovery traject, voordat we starten met het daadwerkelijke ontwikkelen van digitale producten. Te vaak komen opdrachtgevers bij ons met een niet gevalideerde vraag. Meestal komen dit soort vragen vanuit de eigen organisatie en is er geen tot weinig rekening gehouden met de behoeftes van de uiteindelijke gebruikers van de producten. De onderzoeken, interviews met klanten, medewerkers en stakeholders en het prototype validatieproces in deze fase stellen ons in staat om het werkelijke potentieel van een digitale oplossing te definiëren. Zo kunnen we de basis leggen voor een transformatie/digitalisatie, die van grote toegevoegde waarde is voor de uiteindelijke interne of externe gebruiker.

Het creatieve uitwerkproces begint hier dus. Hoe het eindproduct eruit komt te zien hangt af van wat de uiteindelijke gebruiker in combinatie met jouw wensen wil.

Stap 3: Prototype bouwen en valideren

Het uiteindelijke doel van de Design & Discovery fase is om tot een gevalideerd prototype te komen, welke de basis gaat vormen voor de kosten- en techniekinschatting van de bouwfase. In deze fase gaan we een prototype aan de gebruikersgroep en stakeholders tonen en gaan we de meest riskante aannames valideren. We testen zowel de usability als de desirability, oftewel de gebruiksvriendelijkheid en de ‘wenselijkheid’. Hieruit moet blijken of het huidige uitgewerkte idee aanslaat, makkelijk in gebruik is en ook echt waarde toevoegt voor de doelgroep. De doelgroep krijgt de mogelijkheid om door het product heen te klikken en krijgt daarbij gericht vragen over de werking van het product. De op- en aanmerkingen voeren we weer door, om zo de uiteindelijke oplossing te definiëren.

Stap 4: Bouwen van gewenste product

In de vorige fases hebben we gekeken naar de technische en financiële haalbaarheid van de oplossing. Nu zijn we aangekomen bij de daadwerkelijke realisatie van de gevalideerde digitale oplossing!

Wij raden onze opdrachtgevers altijd aan om producten te ontwikkelen volgens de SCRUM methodiek. Dit stelt je als bedrijf in staat om flexibel (‘agile’) de juiste producten te ontwikkelen. SCRUM is een Agile framework en kan worden ingezet om in teamverband op een effectieve, flexibele manier software te ontwikkelen.
Wat zijn de voordelen van SCRUM?

• Het verhoogt de effectiviteit van het team.
• Jij bent als opdrachtgever een belangrijk onderdeel van dit team.
• Het biedt een optimale Return On Investment (ROI).
• Het zorgt ervoor dat je iedere 2 weken een stuk werkende software kunt opleveren.
• Het zorgt ervoor dat je inzicht hebt in de voortgang van het project.
• Het zorgt ervoor dat je enkel bouwt wat je nodig hebt.

Wanneer je jouw transformatie in 1x goed wil vormgeven is bovenstaande manier van ontwikkelen essentieel!

Stap 5: Benodigde doorontwikkeling uitdenken en realiseren

Het product is af! Maar hier stopt de ontwikkeling niet. We moeten samen namelijk goed gaan nadenken over hosting, SLA’s, onderhoud en doorontwikkeling. In de eerste fases hebben we dit natuurlijk al meegenomen, maar nu is het van belang om dit ook echt vorm te geven. Veel ondernemers vergeten dit soort kosten in te schatten en komen dan voor onverwachte verassingen te staan. Onderzoek en onze ervaring leert dat een organisatie zo’n 15% van de initiële waarde van het ontwikkelde product moet reserveren voor onderhoud. Voor de IT-doorontwikkeling ligt het percentage waar de ondernemer rekening mee moet houden tussen de 4 en 8% van de jaaromzet.
Wij zijn er gelukkig om jou hierin te begeleiden en te helpen. Zo bouwen we samen een duurzaam product dat aansluit bij jouw vraagstuk, de wensen van je doelgroep én het beoogde budget. Ook komen we binnenkort met een whitepaper die speciaal over de IT-investeringen binnen het MKB gaat.

Yes, laat die digitale transformatie maar beginnen!

Ben je helemaal klaar om de digitale transformatie in gang te zetten? Wij checken graag met jou of jouw organisatie wel klaar is om te transformeren en zo ja, hoe wij dat dan precies gaan doen. In een ‘quick scan’ kijken we wie je bent, wat je doel is, waar je rekening mee moet houden en voor welke uitdagingen je staat. We doen een kort vooronderzoek en vertellen jou in het gesprek hoe je ervoor staat. Het resultaat? Je weet na het 30 minuten gesprek of je ‘digitale transformatie ready’ bent. Neem contact met ons op om jouw vrijblijvende gesprek in te plannen.

Meer tips over de digitale transformatie ondergaan als MKB-er? Jij kunt als eerste op de hoogte zijn van alle Elastique blog updates door je hieronder in te schrijven voor onze nieuwsbrief.