Digitalisering, waar moet je budgettair rekening mee houden?

Veel CFO’s denken dat na de investering in de bouw van de applicatie de meeste kosten van de digitalisering zijn gemaakt. Fout! Ontdek de verborgen kosten.

Waarom is een goede budgettering zo belangrijk?

In ons eerdere blog over het stappenplan voor digitaal transformeren bespraken we al wat de stappen zijn binnen de digitale transformatie en waar je rekening mee moet houden. Belangrijk voor het budgettaire aspect hiervan is dat een digitale transformatie vaak begint met een bepaalde uitdaging. Het business model van een organisatie past bijvoorbeeld niet meer bij de behoefte van de klant of je wilt kosten besparen doormiddel van voorspellingen op basis van data. Het is dan belangrijk om een solide business case te hebben, waarin de kosten voor de doorontwikkeling, het onderhoud en het beheer van de digitale producten zijn meegenomen.

Met welke kosten moet je rekening houden?

Binnen de IT speelt kostenbeheersing maar ook het juist voorspellen en budgetteren een belangrijke rol. Veel CFO’s denken dat na de initiële investering in de bouw van de applicatie het merendeel van de kosten is gemaakt en dat er in de verdere budgettering naar de toekomst toe er geen extra voorzieningen getroffen moeten worden. Niets is echter minder waar.

Het investeren in de applicatie is slechts de eerste stap, maar in de jaren daarna zal het onderhoud ervan ook een belangrijke rol spelen. Budgettair moet rekening gehouden worden met het feit dat voor het jaarlijkse onderhoud van de applicatie 15% van de initiële investering budgettair gereserveerd moet worden; voor veel CFO’s een onaangename en onverwachte kostenpost.

Naarmate systemen langer in gebruik zijn, zal de complexiteit van de IT systemen ook toenemen. Deze verhoogde complexiteit leidt weer tot een toename in het aantal storingen alsmede een toename in de kostenpost voor het onderhoud hiervan. Daarnaast zijn niet alle technologieën oneindig; de ontwikkelingen in deze sector volgen zich in een hoog tempo op en dit zorgt ervoor dat de hoeveelheid maatwerk voor het draaiende houden van applicaties toeneemt naarmate de tijd vordert. Ook kan het zo zijn dat een bepaalde technologie in zijn algemeenheid veroudert en niet meer gangbaar is in de markt, waardoor het na een bepaalde tijd niet meer wordt ondersteund. De levensduur van de gemiddelde applicatie is 10 jaar. Daarna zal ondanks het feit dat er elk jaar financieel voor 15% onderhoud is gepleegd tot ‘nieuwbouw’ overgegaan worden.

En dan zijn er de kosten voor doorontwikkeling. Gemiddeld besteedt een onderneming 5% van de omzet aan IT op jaarbasis. Dit percentage is sterk afhankelijk van het type organisatie, de omvang van het bedrijf, de mate van digitalisatie en natuurlijk de branche. Zo ligt het percentage voor de retail op 2% en voor de overheid op 10%. Deze kosten vloeien voort uit veranderende behoefte van de gebruikers. Je begint de digitale transformatie met een stip op de horizon, bepaalt vervolgens de roadmap voor de ontwikkeling met jouw partner en begint dan aan de uitrol. Maar die roadmap kan veranderen, op basis van de input van de gebruikers, klanten of werknemers maar bijvoorbeeld ook door situaties als de Corona pandemie of de komst van nieuwe concurrenten. Na verloop van tijd komen er vragen naar boven en voldoet de applicatie niet meer aan de wensen van de gebruikers/de markt. De omstandigheden zijn simpelweg veranderd. Denk hierbij aan een probleem dat een klant ervaart bij het plaatsen van een bestelling. Er dient dan te worden onderzocht wat er aan de hand is en hoe dit kan worden opgelost.

Wij zien helaas te vaak dat er geen goede business case is als het gaat om de digitale transformatie van een business model. Juist het afstemmen van een stip op de horizon en de weg er naartoe zijn cruciaal voor een succesvolle transformatie – zeker ook op budgettair gebied. Wat is bijvoorbeeld het verdienmodel van het digitale product? Hoe ziet de business case er precies uit? Na wanneer gaat het iets opleveren? Wat wil je in welk levensjaar van het product verdienen? Het is belangrijk dat je hierin een partner vindt die met jou meedenkt over de ideeën die uitgewerkt moeten worden en dit toekomstbeeld met jou schat en die jou goed adviseert over de meerjarige kosten.

Vraag vrijblijvend een gratis quickscan aan

Ben jij klaar voor een digitale transformatie? Elastique is jouw digitale transformatie partner. Vraag een gratis quickscan aan! Ontdek hoe wij jouw positie op de markt versterken met slimme oplossingen en digitale producten.

De laatste Elastique insights in je mailbox?

Laat je gegevens achter.

* Verplichte velden